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title: "Demo: trámites y seguimiento de folios | Abbiamo.ai"
description: Abbie valida al solicitante, consulta el estado del folio, recibe el documento faltante, agenda cita si se requiere y avisa cada cambio de estado.
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Caso 18 · Servicio

# Trámites y seguimiento de folios, sin fila ni llamadas.

Abbie verifica al solicitante, consulta el estado del folio, recibe el documento que falta y lo adjunta al expediente, agenda cita cuando el trámite la requiere y avisa cada cambio de estado. Solo información oficial vigente; la autoridad resuelve el trámite.

Abbie · hablando

Solicitante verificado.▍

[Ver la demo →](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/tramites-y-seguimiento-de-folios#demo) [Hablemos de tu operación](https://abbiamo.ai/contacto)

01El caso

## Trámites y seguimiento de folios, paso a paso.

Una oficina de gobierno atiende trámites con folio. Antes, el ciudadano hacía fila o llamaba para saber el estado, entregaba documentos en ventanilla y no recibía aviso de los cambios.

Empresa

Oficina de trámites de gobierno (ejemplo)

Canal

WhatsApp

Cliente

Jorge, con el trámite 2026-4471 en revisión documental (datos de ejemplo)

Agentes EIA

Abbie

Antes, sin agente

- Fila o llamada para saber el estado
- Documentos entregados en ventanilla
- Sin aviso de cambios

### Mira la demo completa

7 escenas: la conversación, cada acción en tus sistemas con la regla que verifica y el registro que deja.

Que Abbie la narre

Reproducir la demo

Abbie te acompaña por voz: pídele «muéstrame la demo» y recorre contigo cada escena. También puedes preguntarle lo que quieras del caso.

Escenas

1. [Abbie se identifica como IA y valida al solicitante](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/tramites-y-seguimiento-de-folios#escena-identidad)
2. [El estado sale del sistema de trámites](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/tramites-y-seguimiento-de-folios#escena-estado)
3. [El requisito, de la fuente oficial](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/tramites-y-seguimiento-de-folios#escena-requisito)
4. [El documento llega al expediente, no a la ventanilla](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/tramites-y-seguimiento-de-folios#escena-documento)
5. [Cita en ventanilla, solo si el trámite la requiere](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/tramites-y-seguimiento-de-folios#escena-cita)
6. [Aviso de cada cambio de estado y registro de la atención](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/tramites-y-seguimiento-de-folios#escena-avisos)
7. [Si el ciudadano pide algo fuera del mandato](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/tramites-y-seguimiento-de-folios#escena-fuera-de-mandato)

Demo con datos de ejemplo, no un despliegue existente. Acciones, canales, sistemas y reglas se configuran en cada implementación con tu partner y tu área de cumplimiento.

02La demo

## Así lo vive el cliente y así lo hace Abbie.

Ves lo que Jorge ve en su WhatsApp y, junto a la conversación, lo que Abbie hace en tus sistemas, por qué lo hace y lo que queda registrado.

A**Tu Oficina de Trámites**Cuenta institucional · asistente de IA

Hoy

Hola, ¿cómo va mi trámite 2026-4471? 11:19

Hola, soy Abbie, asistente de inteligencia artificial de Tu Oficina de Trámites. Para darte el estado, ¿me confirmas tu nombre completo y tu clave de identificación? 11:19

Jorge Salinas, RAJS850312 11:20

Gracias, Jorge. Tu trámite de licencia de funcionamiento está en revisión documental. Falta tu comprobante de domicilio. 11:20

↩ ¿Qué comprobante sirve?↩ Ya lo tengo

↩ ¿Qué comprobante sirve? 11:20

**Requisitos · Licencia de funcionamiento**Comprobante de domicilio · catálogo vigente*tramites.tuoficina.gob* Sirve un recibo de luz, agua o teléfono a tu nombre, con la antigüedad que indica el catálogo de este trámite. Aquí tienes el requisito completo. https://tramites.tuoficina.gob/… 11:20

PDF**Recibo de luz.pdf***1 página · PDF* Te lo mando 11:21

Recibido y adjuntado a tu folio. La oficina lo revisa; te aviso cuando avance. 11:22

Para el siguiente paso necesitas firmar en ventanilla. ¿Qué horario prefieres? 11:22

↩ Martes 9:30↩ Miércoles 12:00

↩ Martes 9:30 11:22

Listo: martes a las 9:30 en la ventanilla 4. 11:22

Plantilla aprobada Hola, Jorge. Soy Abbie, asistente de IA de Tu Oficina de Trámites. Tu trámite 2026-4471 pasó a «Documentación completa». Te esperamos el martes a las 9:30 en la ventanilla 4. 16:05

↩ Entendido↩ Necesito cambiar la cita

↩ Entendido 16:07

Otro ciudadano · otro día

¿Me lo pueden aprobar esta semana? Es urgente. 12:46

No puedo aprobar ni acelerar trámites; eso lo resuelve la autoridad. ¿Quieres que envíe tu caso a un servidor público de la oficina, con tu folio y el estado actual? 12:47

↩ Sí, por favor↩ No, gracias

↩ Sí, por favor 12:47

Rosa · servidora pública se unió a la conversación

Rosa · servidora pública Hola, soy Rosa. Revisé tu folio. Te explico qué opciones prevén las reglas de este trámite para casos urgentes. 13:05

Mensaje

1. 1Abbie se identifica como IA y valida al solicitante
2. 2El estado sale del sistema de trámites
3. 3El requisito, de la fuente oficial
4. 4El documento llega al expediente, no a la ventanilla
5. 5Cita en ventanilla, solo si el trámite la requiere
6. 6Aviso de cada cambio de estado y registro de la atención
7. 7Si el ciudadano pide algo fuera del mandato

![](https://abbiamo.ai/hs-fs/hubfs/Abbiamo.ai/brand/personajes/abbie-avatar-96.webp?width=48&height=48&name=abbie-avatar-96.webp)

Abbie explica · Escena 1 de 7

Te muestro cómo atiendo la consulta de un folio por WhatsApp sin salirme de las reglas de tu oficina. A la izquierda ves lo que ve el ciudadano en su teléfono; a la derecha, lo que hago en tus sistemas y lo que queda registrado. Son siete escenas.

Que Abbie la narre

### Escena 1 Abbie se identifica como IA y valida al solicitante

Jorge me escribe para saber cómo va su trámite. Lo primero que hago es decirle que soy una inteligencia artificial y en nombre de qué oficina atiendo. Todavía no le doy el estado: antes comparo su nombre y su clave con el padrón, porque el folio solo se comparte con quien lo solicitó.

Abbi Actions en tus sistemas

1. Padrón / CRM**Valida identidad del solicitante**
   
   Folio
   
   2026-4471

   Solicitante
   
   Coincide

   Clave
   
   Coincide

   **Regla:** El folio, solo para su solicitante
   
   Solicitante verificado

### Escena 2 El estado sale del sistema de trámites

Ya sé que hablo con el solicitante, así que consulto el folio en el sistema de trámites y le digo el estado tal como está registrado: revisión documental, con un requisito pendiente. No le doy una fecha de resolución, porque los plazos no los decido yo; los decide la autoridad.

Abbi Actions en tus sistemas

1. Sistema de trámites**Consulta el estado del folio**
   
   Folio
   
   2026-4471

   Estado
   
   Revisión documental

   Pendiente
   
   Comprobante de domicilio

   **Regla:** Solo información oficial vigente
   
   Estado vigente

### Escena 3 El requisito, de la fuente oficial

Para decirle qué comprobante sirve no improviso: leo el catálogo de trámites vigente de la oficina y le envío la ficha completa del requisito. Si algún requisito oficial no estuviera en tu base, solo consultaría sitios oficiales autorizados, y únicamente cuando al menos tres coinciden.

Abbi Actions en tus sistemas

1. Base de conocimiento**Consulta requisito del trámite**
   
   Trámite
   
   Licencia de funcionamiento

   Requisito
   
   Comprobante de domicilio

   Fuente
   
   Catálogo de trámites vigente

   **Regla:** Solo información oficial vigente
   
   Requisito con fuente

### Escena 4 El documento llega al expediente, no a la ventanilla

Jorge me manda su recibo de luz por aquí mismo, sin ir a ventanilla. Reviso que sea legible y del tipo que pide el trámite, y lo adjunto al expediente digital de su folio. La revisión de fondo la hace la oficina; yo solo lo recibo y lo dejo en su lugar.

Abbi Actions en tus sistemas

1. Expediente digital**Recibe documentos faltantes**
   
   Documento
   
   Recibo de luz (PDF)

   Legible
   
   Sí

   Folio
   
   2026-4471

   **Regla:** Abbie recibe; la oficina revisa y resuelve
   
   Documento adjunto

### Escena 5 Cita en ventanilla, solo si el trámite la requiere

Este trámite pide una firma en ventanilla, así que reviso la agenda de la oficina y le ofrezco solo los horarios que están libres. Jorge elige el martes a las nueve y media; la confirmo en la agenda con su folio y le digo en qué ventanilla lo esperan.

Abbi Actions en tus sistemas

1. Agenda**Agenda cita si se requiere**
   
   Cita
   
   Martes 9:30

   Módulo
   
   Ventanilla 4

   Folio
   
   2026-4471

   **Regla:** Solo horarios libres en la agenda
   
   Cita confirmada

### Escena 6 Aviso de cada cambio de estado y registro de la atención

Por la tarde la oficina cambia el estado del folio a documentación completa. El estado no lo cambio yo: yo aviso. Como esta vez inicio la conversación, uso una plantilla aprobada de WhatsApp y también le escribo por correo. Después registro toda la atención con la fuente de cada paso.

Abbi Actions en tus sistemas

1. SMS / correo**Avisa cada cambio de estado**
   
   Estado nuevo
   
   Documentación completa

   Canales
   
   WhatsApp y correo

   **Regla:** El estado lo cambia la oficina; Abbie avisa
   
   Ciudadano notificado
2. Sistema de trámites**Registra la atención**
   
   Atenciones
   
   Consulta, documento, cita, aviso

   Fuentes
   
   Registradas por paso

   **Regla:** Toda atención queda registrada
   
   Atención auditada

### Escena 7 Si el ciudadano pide algo fuera del mandato

Ahora otro ciudadano, otro día, me pide que aprueben su trámite esta semana. Aprobar o acelerar no está en mi mandato: eso lo resuelve la autoridad. Se lo digo con claridad, sin prometer plazos, y sigo la ruta configurada: paso el caso a un agente humano, un servidor público de la oficina, con todo el contexto.

Abbi Actions en tus sistemas

1. Reglas de atención**Detecta solicitud fuera del mandato**
   
   Solicitud
   
   Aprobación anticipada

   En el mandato
   
   No

   **Regla:** La autoridad resuelve
   
   Ruta configurada
2. Sistema de trámites**Escala con contexto**
   
   Destino
   
   Servidor público de la oficina

   Contexto
   
   Solicitante verificado, folio, estado, solicitud

   **Regla:** Ruta configurada: un agente humano
   
   Caso asignado

Registro

1. 11:20:05 · identidad.validada · fuente padrón (escalón 1)
2. 11:20:14 · folio.consultado · fuente sistema de trámites (escalón 1)
3. 11:20:40 · requisito.consultado · fuente base de conocimiento (escalón 2)
4. 11:22:03 · documento.adjuntado · expediente 2026-4471
5. 11:22:40 · cita.creada · folio 2026-4471
6. 16:05:12 · aviso.enviado · folio 2026-4471 · fuente sistema de trámites
7. 16:07:13 · atencion.registrada · folio 2026-4471
8. 12:47:09 · fuera\_de\_mandato · solicitud: aprobación anticipada
9. 12:47:31 · caso.escalado · servidor público

Reproducir

←

→

Desde el inicio

Demo con datos de ejemplo, no un despliegue existente. Acciones, canales, sistemas y reglas se configuran en cada implementación con tu partner y tu área de cumplimiento.

03Configuración

## Así se configura Abbie para este caso.

Lo que la entidad define antes de que Abbie hable con un solo cliente. Todo se define, no se infiere.

### Sistemas conectados

- **Padrón / CRM**Identidad del solicitante y canal de contacto
- **Sistema de trámites**Estado del folio, requisitos pendientes y registro de atención
- **Expediente digital**Recepción y resguardo de documentos
- **Agenda**Citas en ventanilla cuando el trámite las requiere
- **SMS / correo**Avisos de cambio de estado

### Fuentes, en este orden

1. **Escalón 1 · Tus bases de datos**Estado del folio y requisitos pendientes, tal como están en el sistema de trámites
2. **Escalón 2 · Tu base de conocimiento**Catálogo de trámites y textos aprobados por la oficina
3. **Escalón 3 · Tus aplicaciones conectadas**Expediente digital, agenda y mensajería
4. **Escalón 4 · Sitios oficiales autorizados**Por excepción, para un requisito oficial que no está en tu base, solo cuando al menos tres sitios autorizados coinciden
5. **Escalón 5 · La ruta que tú configures**Si el ciudadano pide que se resuelva o se acelere el trámite

### Mandato

Puede

- Validar identidad del solicitante
- Consultar el estado del folio
- Recibir documentos faltantes
- Agendar cita si se requiere
- Avisar cada cambio de estado
- Registrar la atención

Nunca

- Resolver, aprobar o rechazar el trámite
- Prometer plazos de resolución
- Dar información de un folio a quien no es el solicitante
- Usar información que no es oficial ni vigente

### Reglas que verifica en cada paso

Normativa**Solo información oficial vigente**Requisitos y estados salen del sistema de trámites y del catálogo de la oficina; por excepción, de sitios oficiales autorizados.

Normativa**Siempre se identifica como IA**Dice que es una inteligencia artificial y en nombre de qué oficina atiende.

Normativa**La autoridad resuelve**Abbie informa y gestiona; la resolución del trámite es de la autoridad, según sus reglas.

Normativa**El folio, solo para su solicitante**Se aplica la normativa de protección de datos de cada país.

Regla de negocio**Toda atención queda registrada**Cada consulta, documento y aviso queda en el sistema de trámites con su fuente.

Las reglas normativas son referencias que se configuran por país con tu área de cumplimiento; no son asesoría legal.

Caso 18Servicio

## Trámites y seguimiento de folios

Aplica en Gobierno · Universidades · Notarías · Aseguradoras

Conversación ilustrativa

1. Cliente¿Cómo va mi trámite 2026-4471?
2. AbbieEstá en revisión documental; falta tu comprobante de domicilio.
3. ClienteTe lo mando.
4. AbbieRecibido y adjuntado a tu folio. Te aviso cuando avance.

Solo información oficial vigente; siempre se identifica como IA.

Lo que Abbie ejecuta

| Paso | Acción | Sistema | Resultado |
| --- | --- | --- | --- |
| 1 | Valida identidad del solicitante | Padrón / CRM | Solicitante verificado |
| 2 | Consulta el estado del folio | Sistema de trámites | Estado vigente |
| 3 | Recibe documentos faltantes | Expediente digital | Documento adjunto |
| 4 | Agenda cita si se requiere | Agenda | Cita confirmada |
| 5 | Avisa cada cambio de estado | SMS / correo | Ciudadano notificado |
| 6 | Registra la atención | Sistema de trámites | Atención auditada |

Antes, sin agente

- Fila o llamada para saber el estado
- Documentos entregados en ventanilla
- Sin aviso de cambios

**6 acciones**en 5 sistemas, ejecutadas y registradas por Abbie en un solo contacto [\[flujo\]](https://abbiamo.ai/casos-de-uso#fuentes)

**80 %**de casos comunes resueltos sin intervención humana (proyección 2029) [\[3\]](https://abbiamo.ai/casos-de-uso#fuentes)

**$8.01 → $0.10**USD por contacto: con agente frente a autoservicio [\[2\]](https://abbiamo.ai/casos-de-uso#fuentes)

04Abbi PitWall

## Abbi PitWall verifica cada contacto, no una muestra.

Abbi PitWall verifica la operación completa, no una muestra.

- Verifica
  
  ### Estados de folio dados sin solicitante verificado
- Verifica
  
  ### Requisitos informados sin fuente oficial vigente
- Verifica
  
  ### Promesas de plazo o de resolución
- Verifica
  
  ### Documentos recibidos sin adjuntar al expediente
- Verifica
  
  ### Cambios de estado sin aviso al ciudadano
- Abbi PitWall
  
  ### Conoce Abbi PitWall
  
  Verifica, diagnostica y mejora a tus agentes en plena operación.
  
  [Ver más →](https://abbiamo.ai/abbi-pitwall)

05Preguntas frecuentes

## Lo que suele preguntarse de este caso.

- Pregunta¿Abbie aprueba o rechaza trámites?
  
  No. La autoridad resuelve. Abbie informa el estado, recibe documentos, agenda citas y avisa cambios. Si el ciudadano pide una resolución, sigue la ruta configurada: un agente humano o un proceso de reenrutamiento.
- Pregunta¿De dónde salen los requisitos que informa Abbie?
  
  Del sistema de trámites y del catálogo de la oficina. Por excepción, de sitios oficiales autorizados, solo cuando al menos tres coinciden.
- Pregunta¿Cómo se protegen los datos del ciudadano?
  
  Abbie solo da el estado de un folio a quien lo solicitó, después de verificarlo, y los datos se tratan según la normativa de protección de datos de cada país.
- Pregunta¿Por qué el aviso de cambio de estado llega como plantilla?
  
  Cuando la oficina inicia la conversación por WhatsApp, el mensaje debe ser una plantilla aprobada. Abbie la usa para avisar el nuevo estado con el texto que aprobó la oficina.
- Pregunta¿Sirve para universidades, notarías o aseguradoras?
  
  Sí. Cualquier proceso con folio y estados funciona igual: verificar, consultar, recibir documentos, agendar y avisar.

06Otros casos

## Sigue con otro proceso.

- Caso 08
  
  ### Agendamiento con recordatorios
  
  Citas
  
  [Ver la demo →](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/agendamiento-con-recordatorios)
- Caso 19
  
  ### Mesa de ayuda interna (TI y RR. HH.)
  
  Interno
  
  [Ver la demo →](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/mesa-de-ayuda-interna-ti-y-rr-hh)
- Caso 11
  
  ### Reporte de siniestro (primer aviso)
  
  Siniestros
  
  [Ver la demo →](https://abbiamo.ai/casos-de-uso/reporte-de-siniestro-primer-aviso)
- Catálogo
  
  ### Los 21 casos
  
  Venta, cobranza, soporte, citas, siniestros, catering y más.
  
  [Ver los 21 casos →](https://abbiamo.ai/casos-de-uso#casos)

![](https://abbiamo.ai/hs-fs/hubfs/raw_assets/public/ABBIAMO/images/abbie-retrato.jpg?width=88&height=88&name=abbie-retrato.jpg)

## Pon a Abbie a trabajar con tus propias reglas.

Cuéntanos qué proceso quieres mejorar.

[Hablemos de tu operación →](https://abbiamo.ai/contacto)

o escríbenos a [hola@abbiamo.ai](mailto:hola@abbiamo.ai)

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    "name" : "trámites y seguimiento de folios"
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  "description" : "Abbie valida al solicitante, consulta el estado del folio, recibe el documento faltante, agenda cita si se requiere y avisa cada cambio de estado.",
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        "text" : "No. La autoridad resuelve. Abbie informa el estado, recibe documentos, agenda citas y avisa cambios. Si el ciudadano pide una resolución, sigue la ruta configurada: un agente humano o un proceso de reenrutamiento."
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      "name" : "¿Abbie aprueba o rechaza trámites?"
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      "name" : "¿De dónde salen los requisitos que informa Abbie?"
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        "text" : "Abbie solo da el estado de un folio a quien lo solicitó, después de verificarlo, y los datos se tratan según la normativa de protección de datos de cada país."
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        "text" : "Cuando la oficina inicia la conversación por WhatsApp, el mensaje debe ser una plantilla aprobada. Abbie la usa para avisar el nuevo estado con el texto que aprobó la oficina."
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        "text" : "Sí. Cualquier proceso con folio y estados funciona igual: verificar, consultar, recibir documentos, agendar y avisar."
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