Pedidos de catering para eventos, con cada alergia registrada.
Abbie revisa la fecha y la capacidad en el sistema de eventos, registra alergias y restricciones como campo obligatorio, cotiza con la lista de precios, cobra el anticipo con un link de pago y envía el pedido a cocina con cada alergia marcada. La información de alérgenos sale solo de la ficha de menú aprobada.
Un restaurante con servicio de catering recibe pedidos de empresas por WhatsApp a toda hora, también de noche. Antes, solo se cotizaba en horario de oficina, las alergias llegaban en mensajes sueltos y el anticipo se pagaba por transferencia, con el comprobante enviado aparte.
Empresa
Restaurante con servicio de catering (ejemplo)
Canal
WhatsApp
Cliente
Valeria, que organiza la comida de fin de año de su empresa para 60 personas (datos de ejemplo)
Agentes EIA
Abbie
Antes, sin agente
Cotizaciones solo en horario de oficina
Alergias anotadas en un mensaje suelto
Anticipo por transferencia y comprobante
Demo con datos de ejemplo, no un despliegue existente. Acciones, canales, sistemas y reglas se configuran en cada implementación con tu partner y tu área de cumplimiento.
02La demo
Así lo vive el cliente y así lo hace Abbie.
Ves lo que Valeria ve en su WhatsApp y, junto a la conversación, lo que Abbie hace en tus sistemas, por qué lo hace y lo que queda registrado.
ATu RestauranteCuenta de empresa · asistente de IA
Hoy
Hola, necesito comida para 60 personas el viernes 12, en nuestras oficinas de la colonia Roma. ¿Tienen fecha?21:40
Hola, soy Abbie, asistente de inteligencia artificial de Tu Restaurante. Sí hay fecha y capacidad para 60 personas ese viernes. Para empresas tenemos tres menús; el ejecutivo, con entrada, plato fuerte y postre, cuesta $480 por persona.21:40
↩ Menú ejecutivo↩ Ver los tres menús↩ Tengo otra pregunta
↩ Menú ejecutivo21:41
Buena elección. Antes de cotizar: ¿algún invitado tiene alergias o restricciones? Uso esta información solo para preparar tu evento, según nuestro aviso de privacidad.21:41
↩ Sí, te las paso↩ No hay restricciones
Somos 4 vegetarianos, 2 sin gluten y una persona alérgica al cacahuate.21:43
Anotado. Según la ficha del menú, el mole lleva cacahuate: para esa persona va pechuga en salsa verde. Hay versión vegetariana y versión sin gluten del plato fuerte y del postre.21:43
Cotización COT-21507.pdf2 páginas · PDFAquí tienes tu cotización. Total: $31,200 con IVA incluido. Para apartar la fecha se pide un anticipo de la mitad, $15,600.21:44
Perfecto, la apruebo. ¿Cómo pago el anticipo?21:46
Anticipo de evento · $15,600.00Referencia PAG-48213 · cotización COT-21507pagos.turestaurante.comAquí está el link del anticipo. Nunca te pediré datos de tu tarjeta por este chat.https://pagos.turestaurante.com/…21:46
Listo, ya quedó pagado.21:49
Confirmación EVT-30918.pdf2 páginas · PDFRecibimos tu anticipo: tu evento está confirmado. Aquí tienes la confirmación; también está en tu correo.21:49
Entrega el viernes 12 a las 13:30. Saldo de $15,600 antes del evento. Las porciones especiales llegan etiquetadas con el nombre de cada restricción.21:50
Excelente, muchas gracias.21:50
Un día antes del evento
Plantilla aprobadaHola, Valeria. Soy Abbie, de Tu Restaurante. Mañana entregamos tu evento EVT-30918 a las 13:30, para 60 personas. ¿Se mantiene el número de invitados?10:00
↩ Todo igual↩ Necesito cambiar algo
Todo igual. Entren por la recepción del piso 3, ahí los recibe seguridad.10:12
Anotado: recepción del piso 3. Nos vemos mañana, Valeria.10:12
Otro cliente · otro día
Mi hijo tiene alergia severa a la nuez. ¿Puede haber trazas en la cocina?16:05
Según la ficha del menú, ningún platillo de tu pedido lleva nuez. Lo que preguntas sobre trazas en la cocina no está en la ficha y no quiero responderlo sin certeza. Paso tu pregunta a nuestra coordinadora de eventos; te escribe hoy antes de las 19:00. ¿Te parece?16:05
↩ Sí, por favor↩ Lo veo después
↩ Sí, por favor16:06
Regina · coordinadora de eventos se unió a la conversación
Regina · coordinadora de eventosHola, soy Regina, coordinadora de eventos. Revisé tu pedido con el chef y quiero explicarte cómo preparamos los platillos para alergias severas. ¿Te puedo llamar ahora?16:40
Mensaje
Abbie explica · Escena 1 de 7
Te muestro cómo tomo un pedido de catering por WhatsApp, aunque la clienta escriba de noche. Ves lo que ve ella en su teléfono y, junto a la conversación, lo que hago en los sistemas del restaurante y lo que queda registrado. Son siete escenas.
Escena 1 Fecha, capacidad y menú, de tus sistemas
Son las nueve y cuarenta de la noche y la oficina de eventos ya cerró, pero yo respondo. Me presento como inteligencia artificial del restaurante. Reviso en el sistema de eventos que el viernes doce haya fecha y capacidad para sesenta personas, y ofrezco solo los menús del catálogo vigente, con su precio tal como está.
Abbi Actions en tus sistemas
Sistema de eventosConsulta fecha y capacidad
Fecha
Viernes 12
Personas
60
Capacidad de cocina ese día
120 porciones
Zona de entrega
Colonia Roma, dentro de cobertura
Regla: Fechas y capacidad solo del sistema de eventos
Fecha disponible
Catálogo de menúsConsulta el catálogo de menús
Menús para empresas
3
Menú ejecutivo
$480.00 por persona, IVA incluido
Pedido mínimo
30 personas
Regla: Menús y precios solo del catálogo vigente
Menús ofrecidos
Escena 2 Alergias y restricciones, un campo obligatorio
Valeria elige el menú ejecutivo. Antes de cotizar pregunto por alergias y restricciones, porque es un campo obligatorio del pedido, y pido su autorización para registrarlas solo para este evento. Lo que digo de cada platillo sale de la ficha de menú aprobada: el mole lleva cacahuate, así que propongo el sustituto que la ficha indica.
Abbi Actions en tus sistemas
Sistema de eventosRegistra el consentimiento
Datos
Alergias y restricciones de los invitados
Uso
Solo este evento
Aviso de privacidad
Aceptado
Regla: Consentimiento antes de registrar datos de salud
Consentimiento registrado
Catálogo de menúsConsulta la ficha de alérgenos
Mole
Contiene cacahuate
Sustituto aprobado
Pechuga en salsa verde
Versiones
Vegetariana y sin gluten
Regla: Alérgenos solo de la ficha de menú aprobada
Ficha consultada
Sistema de eventosRegistra alergias y restricciones
Vegetarianos
4
Sin gluten
2
Alergia al cacahuate
1
Campo obligatorio
Completo
Regla: Sin alergias registradas no hay cotización
Campo obligatorio completo
Escena 3 Cotización de la lista de precios, en PDF
Con el menú y las restricciones, armo la cotización con la lista de precios vigente: sesenta menús ejecutivos más montaje y traslado. Reviso la regla de pedido mínimo, que aquí se cumple de sobra. Le envío la cotización en PDF, con vigencia de siete días y la condición del restaurante: un anticipo de la mitad para apartar la fecha.
Abbi Actions en tus sistemas
Lista de preciosCotiza con la lista de precios
Menú ejecutivo
60 × $480.00 = $28,800.00
Montaje y traslado
$2,400.00
Total con IVA
$31,200.00
Anticipo
$15,600.00
Regla: Precios y pedido mínimo solo de la lista vigente
Cotización COT-21507
Correo / mensajeríaEnvía la cotización
Documento
COT-21507.pdf
Vigencia
7 días
Restricciones incluidas
Sí
Regla: Todo acuerdo queda por escrito
Cotización entregada
Escena 4 Anticipo con link de pago, confirmado por la pasarela
Genero en la pasarela un link de pago por quince mil seiscientos pesos, ligado a la cotización. Valeria paga en la página segura de la pasarela; los datos de su tarjeta nunca pasan por la conversación. Cuando me escribe que ya pagó, no lo doy por hecho: espero la confirmación de la pasarela antes de apartar la fecha.
Abbi Actions en tus sistemas
Pasarela de pagosGenera link de pago
Monto
$15,600.00
Referencia
PAG-48213
Cotización
COT-21507
Regla: Pagos solo por link de pago; monto de la cotización
Link enviado
Pasarela de pagosCobra el anticipo
Referencia
PAG-48213
Monto
$15,600.00
Estado
Aprobado
Regla: Solo la pasarela confirma un pago
Pago confirmado
Escena 5 El pedido entra a cocina con las alergias marcadas
La pasarela confirma el pago y solo entonces confirmo el evento; sin anticipo, nada entra a producción. Creo la orden en el sistema de cocina con las alergias marcadas: cuatro vegetarianos, dos sin gluten y un platillo sin cacahuate, empacado y etiquetado aparte. Valeria recibe la confirmación en PDF con el saldo y la hora de entrega.
Abbi Actions en tus sistemas
Sistema de eventosConfirma el evento
Evento
EVT-30918
Estado
Confirmado
Anticipo
PAG-48213
Saldo
$15,600.00
Regla: Sin anticipo confirmado no se aparta la fecha
Evento confirmado
Sistema de producciónEnvía el pedido a cocina
Orden
OP-77462
Porciones
60
Marcas de alergia
4 vegetarianas, 2 sin gluten, 1 sin cacahuate
Empaque
Etiquetado aparte
Regla: Las alergias viajan con la orden, no en un mensaje suelto
Orden con alergias marcadas
Escena 6 Recordatorio un día antes del evento
Un día antes del evento le escribo de nuevo. Como ahora el restaurante inicia la conversación, uso una plantilla aprobada de WhatsApp. Le recuerdo la hora de entrega y le pido confirmar el número de invitados y cómo entrar al edificio. Registro sus indicaciones para que el equipo de reparto llegue sin llamadas de último momento.
Abbi Actions en tus sistemas
MensajeríaEnvía recordatorio previo al evento
Envío
Un día antes
Plantilla
recordatorio_evento_v1
Hora de entrega
13:30
Regla: Si el restaurante inicia la conversación, usa una plantilla aprobada
Mensaje entregado
Sistema de eventosRegistra las indicaciones de entrega
Invitados
60, sin cambios
Acceso
Recepción del piso 3
Para
Equipo de reparto
Regla: Reparto conoce cada entrega con tiempo
Entrega confirmada
Escena 7 Si preguntan algo que la ficha de menú no responde
Otra clienta, otro día, me pregunta si en la cocina puede haber trazas de nuez, porque su hijo tiene una alergia severa. La ficha de menú dice qué platillos llevan nuez, pero no responde eso, así que no improviso. Se lo digo con claridad y sigo la ruta configurada: un agente humano, la coordinadora de eventos, recibe el caso completo.
Abbi Actions en tus sistemas
Catálogo de menúsDetecta pregunta fuera de la ficha
Pregunta
Trazas de nuez en la cocina
En la ficha de menú aprobada
No
Regla: Alérgenos solo de la ficha de menú aprobada
Ruta configurada
Sistema de eventosEscala con contexto
Destino
Coordinadora de eventos
Contexto
Pedido, alergia severa y pregunta
Compromiso de respuesta
Hoy, 19:00
Regla: Ruta configurada: un agente humano
Caso asignado
Registro
21:40:18 · evento.disponibilidad · fuente sistema de eventos (escalón 1)
16:05:22 · fuera_de_mandato · pregunta: trazas de alérgeno
16:06:10 · caso.escalado · coordinación de eventos
Demo con datos de ejemplo, no un despliegue existente. Acciones, canales, sistemas y reglas se configuran en cada implementación con tu partner y tu área de cumplimiento.
03Configuración
Así se configura Abbie para este caso.
Lo que la entidad define antes de que Abbie hable con un solo cliente. Todo se define, no se infiere.
Sistemas conectados
Sistema de eventosFechas, capacidad, pedidos, restricciones y entregas
Catálogo de menúsMenús vigentes y ficha de alérgenos aprobada
Lista de preciosPrecios, cargos de montaje y traslado, y pedido mínimo
Pasarela de pagosLink de pago y confirmación del anticipo
Sistema de producciónÓrdenes de cocina con las alergias marcadas
Correo / mensajeríaCotización, confirmación y recordatorio
Fuentes, en este orden
Escalón 1 · Tus bases de datosFecha, capacidad y precios del sistema de eventos y de la lista de precios, en este momento
Escalón 2 · Tu base de conocimientoFicha de menú aprobada con sus alérgenos, zonas de entrega y aviso de privacidad
Escalón 3 · Tus aplicaciones conectadasPasarela de pagos, sistema de producción, correo y mensajería
Escalón 5 · La ruta que tú configuresSi piden algo que la ficha de menú o la lista de precios no tienen
Mandato
Puede
Consultar fecha y capacidad
Ofrecer los menús del catálogo vigente
Registrar alergias y restricciones
Cotizar con la lista de precios
Cobrar el anticipo con un link de pago
Enviar el pedido a cocina
Enviar el recordatorio previo al evento
Nunca
Improvisar información de alérgenos
Responder preguntas médicas
Inventar o negociar precios y descuentos
Pedir datos de tarjeta en la conversación
Enviar a producción un pedido sin anticipo confirmado
Reglas que verifica en cada paso
NormativaSe identifica como IA y en nombre del restauranteSegún la normativa de protección al consumidor y de datos de cada país.
NormativaPide consentimiento antes de registrar datos de salud de los invitadosSegún la normativa de protección de datos personales de cada país; se usan solo para el evento.
Regla de negocioInformación de alérgenos solo de la ficha de menú aprobadaLo que la ficha no responde va a la ruta configurada.
Regla de negocioAlergias y restricciones: campo obligatorio del pedidoSin ese campo completo no hay cotización.
Regla de negocioPrecios y pedido mínimo solo de la lista vigenteAbbie no estima, no redondea y no ofrece descuentos.
Regla de negocioPagos solo por link de pago; confirma la pasarelaNunca pide datos de tarjeta en el chat.
Regla de negocioSin anticipo confirmado no hay producciónEl monto del anticipo lo define el restaurante.
Las reglas normativas son referencias que se configuran por país con tu área de cumplimiento; no son asesoría legal.
Caso 21Venta
Pedidos de catering para eventos
Aplica en Restaurantes · Catering · Eventos · Banquetes
Conversación ilustrativa
ClienteNecesito comida para 60 personas el viernes 12, en nuestras oficinas.
AbbieHay fecha y capacidad. El menú ejecutivo cuesta $480 por persona. ¿Alguien tiene alergias o restricciones?
ClienteDos sin gluten y una alergia al cacahuate.
AbbieRegistrado. Te envié la cotización y el link del anticipo; con el pago, tu pedido pasa a cocina.
Alérgenos solo de la ficha de menú aprobada; precios solo de la lista vigente.
Lo que Abbie ejecuta
Paso
Acción
Sistema
Resultado
1
Consulta fecha y capacidad
Sistema de eventos
Fecha disponible
2
Registra alergias y restricciones
Sistema de eventos
Campo obligatorio completo
3
Cotiza con la lista de precios
Lista de precios
Cotización en PDF
4
Cobra el anticipo
Pasarela de pagos
Pago confirmado
5
Envía el pedido a cocina
Sistema de producción
Orden con alergias marcadas
6
Recordatorio el día anterior
Mensajería
Entrega confirmada
Antes, sin agente
Cotizaciones solo en horario de oficina
Alergias anotadas en un mensaje suelto
Anticipo por transferencia y comprobante
6 accionesen 5 sistemas, ejecutadas y registradas por Abbie en un solo contacto [flujo]
3.5×horas de cobertura: 168 h/semana frente a 48 h de un turno 8 × 6 [cálculo]
1 contactode la solicitud a la orden de cocina, con las alergias registradas [flujo]
04Abbi PitWall
Abbi PitWall verifica cada contacto, no una muestra.
Abbi PitWall verifica la operación completa, no una muestra.
Verifica
Alérgenos dichos que no coinciden con la ficha de menú aprobada
Verifica
Pedidos cotizados sin el campo de alergias completo
Verifica
Precios o descuentos que no están en la lista vigente
Verifica
Órdenes en cocina sin anticipo confirmado
Verifica
Datos de tarjeta pedidos en la conversación
Abbi PitWall
Conoce Abbi PitWall
Verifica, diagnostica y mejora a tus agentes en plena operación.
Pregunta¿Abbie puede responder preguntas sobre alergias?
Solo con la ficha de menú aprobada: qué platillo lleva qué alérgeno y qué sustituto existe. Lo que la ficha no responde va a la ruta configurada: un agente humano o un proceso de reenrutamiento.
Pregunta¿Cómo llega la alergia a la cocina?
Como un campo obligatorio del pedido que viaja con la orden de producción, con cada porción especial marcada. No depende de un mensaje suelto.
Pregunta¿Abbie puede ofrecer descuentos?
Solo los que están en tu lista de precios. Si el cliente pide otro, Abbie lo dice y sigue la ruta configurada.
Pregunta¿Sirve para reservas de grupo en el restaurante?
Sí. El flujo es el mismo: disponibilidad, restricciones, cotización, anticipo, confirmación y recordatorio, con las reglas de tu negocio.
